Personel devam takibi, çalışanların işe geliş ve gidiş saatlerinin, devamsızlıklarının ve izinlerinin düzenli olarak kayıt altına alınmasıdır. Türkiye'de bu işi yapan sistemlere kısaca PDKS (personel devam kontrol sistemi) denir. Devam takibi yalnızca "kim geldi, kim gelmedi" sorusunu cevaplamaz; ücretin, fazla mesainin, izin hakkının ve SGK bildiriminin dayandığı kayıttır. Bu yazı devam takibinin neyi kapsadığını, işverenin neden kayıt tutması gerektiğini ve bu kaydın nasıl güvenilir hâle geldiğini anlatır.
Bu yazı genel bilgi verir ve hukuki görüş değildir. Kendi durumunuz için hukuk danışmanınıza başvurun.
Devam takibi neyi kapsar
- Giriş ve çıkış: Çalışanın işe hangi saatte başladığı ve hangi saatte ayrıldığı.
- Çalışma süresi: Mola düşüldükten sonra fiilen çalışılan süre.
- Geç kalma ve erken çıkma: Planlanan vardiyaya göre sapmalar.
- Devamsızlık ve izin: Gelinmeyen günler ve nedenleri: yıllık izin, rapor, ücretsiz izin, mazeret.
- Fazla çalışma: Haftalık normal süreyi aşan çalışma ve türü.
Bu kayıtlar ay sonunda puantaja, puantaj da bordroya dönüşür. Devam takibindeki bir hata ücrete yansır.
İşveren neyi kayıt altına almalı
İş Kanunu haftalık çalışma süresini en çok 45 saat olarak belirler; bunu aşan çalışma fazla çalışmadır ve yılda 270 saati geçemez. Fazla çalışma için çalışanın onayı yazılı olarak alınır. Eksik günler SGK'ya nedeniyle birlikte bildirilir. İşveren ayrıca her çalışan için bir özlük dosyası tutar.
Bunların hepsi aynı soruya bağlanır: çalışan ne zaman, ne kadar çalıştı? Bir ücret ya da fazla mesai uyuşmazlığında bu sorunun cevabı kayıtlardan okunur. Düzenli tutulmuş, sonradan değiştirilmemiş ve çalışanın da görebildiği kayıt, işveren için en güçlü kanıttır. Kâğıt imza listeleri ve elle doldurulan tablolar ise kolayca tartışmaya açılır.
Kaydı güvenilir kılan dört şey
- Kimin okuttuğu kesin olmalı. Ödünç verilen kart ya da arkadaşı yerine imza, kaydın değerini düşürür. Kendini yenileyen QR kod, kişinin kendi hesabıyla yapılan GPS okutması ya da kişiye özel kart ve şifre bu riski azaltır.
- Saat doğru olmalı. Cihazın ya da telefonun saati değiştirilebiliyorsa kayıt da değiştirilebilir. Güvenilir sistemlerde kaydın saati sunucudan alınır.
- Kayıt sonradan sessizce değişmemeli. Kapanmış bir ayın düzeltilmesi gerekebilir; ama bu düzeltme kimin, ne zaman ve neden yaptığıyla birlikte iz bırakmalıdır.
- Çalışan kendi kaydını görebilmeli. Çalışanın kendi giriş-çıkışını ve puantajını gördüğü bir düzende itirazlar ay sonunu beklemez; aynı veri iki taraf için ortak zemin olur.
Elle takipten sisteme geçiş
Elle tutulan devam takibinde en sık görülen hatalar bellidir: gece vardiyasının iki güne bölünmesi, basılmayan molanın düşülmemesi, hafta tatili ile resmî tatil çalışmasının karıştırılması ve izin bakiyesinin ayrı bir tabloda takip edilmesi. Bir personel takip programı bu kararları kural olarak tanımlar ve her ay aynı uygular.
Geçişte en sağlıklı yol, ilk ayı iki yöntemle paralel yürütmektir: aynı ay hem eski yöntemle hem yeni sistemle hesaplanır ve farklar tek tek açıklanır.
KVKK boyutu
Devam takibi kişisel veri işler. Çalışan aydınlatılmalı, yalnızca amaç için gereken veri toplanmalı ve kimin hangi veriyi görebildiği tanımlı olmalıdır. Konum ve biyometrik veri ayrıca dikkat ister; ayrıntılar PDKS ve KVKK sayfasında.