Personel takip programı, çalışanların işe giriş-çıkışını kaydeden ve bu kayıtlardan puantaj, fazla mesai, izin ve devamsızlık sonuçlarını otomatik üreten yazılımdır. Türkiye'de kısaca PDKS (personel devam kontrol sistemi) olarak bilinir; "personel devam takip sistemi" ya da "mesai takip programı" diye de aranır. İş mevzuatı işverenden fazla çalışmaları kayıt altına almasını bekler ve bir uyuşmazlıkta çalışma süresinin ne olduğu kayıtlardan okunur. Bu yüzden personel devam takibi bir tercih değil, düzenli tutulması gereken bir kayıttır. Bu sayfa iki soruyu cevaplar: program kurulduğunda ne değişir ve nasıl başlanır?
Personel takip programı ne yapar
- Giriş-çıkışı toplar: mobil uygulama, QR kod, GPS, kiosk tablet, kart ya da mevcut PDKS cihazlarınız.
- Kuralla karşılaştırır: Vardiya planı, tolerans, mola, gece çalışması, resmî tatil ve arife kuralları.
- Puantajı üretir: Çalışılan süre, geç kalma, erken çıkış, eksik gün, fazla mesai türleri ve izinler gün gün hesaplanır.
- Onaylatır ve kapatır: İstisnalar yöneticiye düşer, talepler onay zincirinden geçer, ay kapatılır.
- Bordroya aktarır: Kapanmış puantaj; Logo, Mikro, Netsis ve dışarıdan veri alan bütün bordro programları için, programın kendi şablonuyla aktarım dosyasına dönüşür.
Kurulduğunda ortadan kalkan işler
- Elle puantaj cetveli: Hareketler kurallarla kesişir ve puantaj kendiliğinden oluşur.
- İzin bakiyesi hesaplamak: Hakediş, kullanım ve devir bir izin defterinde tutulur; çalışan bakiyesini kendisi görür.
- Fazla mesaiyi ayrıştırmak: Hafta içi, hafta tatili ve resmî tatil mesaisi ayrı sayılır, her biri kendi bordro kolonuna gider.
- Bordroya veri girmek: Kod eşlemesi bir kez tanımlanır, her ay dosya alınır.
Görünür hâle gelenler
Program kurulduğunda ilk fark edilen şey kayıpların büyüklüğüdür. Geç başlangıçlar ve erken çıkışlar tek tek birkaç dakikadır, ama ayda toplandığında bir iş gününü geçebilir. İkinci olarak fazla mesainin dağılımı görünür: hangi birimde, hangi vardiyada, hangi haftada birikiyor. Üçüncüsü yasal risktir: günlük ve yıllık çalışma sınırlarına, vardiyalar arası dinlenme süresine yaklaşan çalışanlar, ihlal olduktan sonra değil, yaklaşırken görünür.
Kim, ne kadar zaman harcar
| Kim | Ne yapar | Ne kadar sürer |
|---|---|---|
| Çalışan | Giriş-çıkış, kendi puantajı, izin ve vardiya talebi | Günde birkaç saniye |
| Yönetici | İstisna panosu ve onaylar | Günde birkaç dakika |
| İK | Ay sonu kapanışı ve bordro aktarımı | İlk ay yarım gün, sonrasında yarım saat civarı |
| Yönetim | Raporlar ve karşılaştırmalar | İhtiyaç olduğunda; zamanlanmış raporlar e-postayla gelir |
Nasıl başlanır
Hazırlık
- Personel listesi (ad, işe giriş tarihi, birim, yönetici). Excel yeterlidir.
- Çalışma kuralları: vardiya saatleri, tolerans, mola, hafta tatili.
- Giriş yöntemi kararı. Bir işyerinde birden fazla yöntem birlikte kullanılabilir.
- Varsa açılış izin bakiyeleri.
İlk hafta
İlk haftanın amacı puantaj almak değil, kuralların gerçeği karşıladığını görmektir: Tolerans doğru mu, mola düşülüyor mu, gece vardiyası hangi güne yazılıyor? Bu hafta eski yönteminizi de sürdürmeniz en doğrusudur; iki çıktıyı karşılaştırmak farkı erken gösterir.
Ay sonu
İstisnalar çözülür, onaylar tamamlanır ve dönem kapatılır. Kapanan dönem korunur; geriye dönük bir değişiklik o ayın sonucunu sessizce bozamaz. Gerekirse dönem yeniden açılır ve bu da iz bırakır. Bordro her zaman onaylanmış veriden beslenir.
Personel takip programı seçerken sorulacak sorular
- QR kod kopyalanabiliyor mu? Sabit, yazdırılmış bir kod fotoğrafla paylaşılabilir. Kendini yenileyen kod paylaşılamaz.
- Konum dışı okutma ne oluyor? Reddedilip kayboluyor mu, yoksa onaya mı düşüyor?
- Birden fazla şirket ve SGK işyeri tek hesapta yönetilebiliyor mu? İşyeri bazında ay kapatılabiliyor mu?
- Mevcut cihazlarım çalışacak mı? Yoksa her şeyi yeniden mi alacağım?
- Biyometrik veri gerekiyor mu? Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun ilke kararına göre mesai takibinde kart, şifre ya da PIN gibi yöntemler tercih edilir.
- Değişiklik geçmişi tutuluyor mu? Bir itirazda kimin neyi ne zaman değiştirdiği gösterilebiliyor mu?
CloudPDKS'nin bu sorulara verdiği cevaplar ve diğer çözümlerden farkı için PDKS sayfamıza bakabilirsiniz.
Doğru kurulumun ölçüsü
Personel takip programı çalışılan süreyi doğru ölçmek için kurulur; başarılı kurulumlar onu bu amaçla, şeffaf biçimde kullanır. Tolerans, mola ve vardiya gibi kuralları kurum belirler, program bu kuralları her çalışana aynı şekilde uygular. CloudPDKS'de çalışan da kendi verisini gördüğü için sistem bir denetim aracı gibi değil, ortak bir kayıt gibi algılanır.
Fiyat
CloudPDKS personel başına aylık abonelikle çalışır; kurulum ücreti ve sunucu maliyeti yoktur. Yeni başlayan işletmeler için ilk yıl ücretsizdir ve kredi kartı istenmez. Ayrıntılar fiyatlar sayfasında.