PDKS ya da personel takip programı seçerken karşınıza çıkan ürünler birbirine benzeyen özellik listeleriyle gelir: giriş-çıkış kaydı, puantaj, izin, rapor. Listeye bakarak karar vermek zordur çünkü hepsi aynı şeyleri yazar. Farkı, listede görünmeyen yerde ararsınız: kenar durumlarda.
Aşağıdaki yedi soru, bir ürünün gerçekten ne yaptığını listeye bakmadan anlamanızı sağlar. Her birinin yanında cevabın ne anlama geldiğini de yazdık.
1. Elimizdeki cihazlar çalışmaya devam edecek mi?
PDKS değiştirmenin en pahalı kalemi genellikle yazılım değil donanımdır. Çalışan okuyucuları sökmek, yenisini almak ve personele yeni kart dağıtmak, mesai takibini bir adım iyileştirmez; yalnız geçişi geciktirir ve maliyeti büyütür.
Satıcıya marka ve modeli söyleyin. "Bizim cihazlarımızla çalışır" cevabı ile "sizin cihazınızı inceleyelim" cevabı arasındaki fark, mimarinin cihaz bağımsız olup olmadığıdır. İkincisi daha güvenilir bir cevaptır.
2. Gece vardiyası hangi güne yazılıyor?
23:00'te başlayıp 07:00'de biten bir vardiya iki takvim gününe yayılır. Sistem bu vardiyayı bölerse çalışan iki ayrı günde yarım vardiya yapmış görünür ve her iki gün de eksik sayılır. Ay sonunda ortaya çıkan fark, elle düzeltilmek zorunda kalınan bir tablo olur.
Sorunun doğru cevabı "gün sınırı eşlemesi var, her hareket tek bir güne bağlanıyor"dur. Demo sırasında gece vardiyalı bir hafta girmelerini isteyin; bu, beş dakikada görülebilen bir şeydir.
3. Fazla mesai türleri ayrışıyor mu?
Hafta içi fazla mesai, akdi fazla mesai, hafta tatili çalışması ve resmî tatil çalışması farklı ücret kurallarına tabidir. Hepsini tek bir "fazla mesai" sayısında toplayan bir sistem, bordroya yanlış veri gönderir — hesabı doğru yapmış olsa bile.
İkinci soru da şu: bu türler bordro programınızda hangi kolona gidiyor? Doğru hesaplanıp yanlış kolona yazılan bir mesai, yanlış çarpanla ödenir.
4. Puantaj kapandıktan sonra ne oluyor?
Ay kapandıktan sonra verinin değişebilmesi, denetlenebilirliğin sonudur. Bordro kapanmış puantajdan beslenir; o puantaj sessizce değişiyorsa ödenen ücretin dayanağı da değişiyor demektir.
Aradığınız cevap "kapalı dönemi etkileyen her yazma reddedilir; düzeltme gerekiyorsa dönem yeniden açılır ve bu işlem iz bırakır" olmalı. "Yöneticiler düzeltebilir" cevabı yeterli değildir: sorun kimin düzelttiği değil, düzeltmenin kayıt bırakıp bırakmadığıdır.
5. Biyometrik veri zorunlu mu?
Parmak izi ve yüz tanıma, KVKK'da özel nitelikli kişisel veri sayılır. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun ilke kararına göre mesai takibinde açık rıza tek başına yeterli sayılmaz ve kart, şifre ya da PIN gibi daha az müdahaleci yöntemler tercih edilir. Çalışma ilişkisinde rızanın özgür iradeyle verildiğini göstermek de ayrıca zordur.
Seçtiğiniz programın kart, şifre, QR ve kiosk yöntemlerini aynı hesapta sunması bu yüzden önemlidir. Kart, PIN, QR ve mobil yöntemlerle biyometri kullanmadan tam bir mesai takibi kurulabilir.
6. Bordroya nasıl aktarılıyor?
Mesai verisinin çıktısı bir ekran değil bordrodur. Puantaj doğru hesaplanmış olsa bile ücret hesabına elle giriliyorsa hata kaynağı ortadan kalkmaz; yalnız yer değiştirir.
Hazır aktarım var mı, kod eşlemesini kim yapıyor, ilk ay paralel yürütme öneriliyor mu? Son soru özellikle önemli: paralel yürütmeyi öneren bir satıcı, çıktısının karşılaştırılmasından çekinmiyor demektir.
7. Veriyi istediğimizde dışa aktarabilir miyiz?
Bu soru bugünü değil, üç yıl sonrasını ilgilendirir. Sistemi değiştirmeye karar verdiğiniz gün geçmiş puantajlarınızı, izin bakiyelerinizi ve hareket kayıtlarınızı alabilmeniz gerekir.
"Verileriniz sizindir" cümlesi tek başına bir şey söylemez; dışa aktarmanın hangi biçimde, hangi kapsamda ve abonelik sona erdikten sonra da mümkün olup olmadığını sorun.
Karar verirken
Bu yedi sorunun hiçbiri özellik listesinde görünmez. Hepsi, ürünün bir ay gerçek veriyle çalıştırıldığında ortaya çıkan şeylerdir. Bu yüzden kararı demo ekranına bakarak değil, kendi vardiyanız ve kendi kurallarınızla bir süre çalışarak vermek en doğrusudur.
Kısa yol: kontrol listesi
Yedi sorunun cevaplarını tek sayfada toplamak için personel takip programı sayfasındaki seçim sorularına, farkların tablosu için Neden CloudPDKS sayfasına bakabilirsiniz. Giriş yöntemi kararı için PDKS yöntemleri karşılaştırması ayrı bir sayfada.