QR PDKS, çalışanın giriş-çıkışını telefonuyla bir QR kodu okutarak yapmasıdır. Kart basmak, cihaz almak, kablo çekmek gerekmez; personel takibine başlamanın en hızlı ve en ucuz yoludur. Ama her QR PDKS aynı değildir. Sistemin güvenilirliği tek bir soruya bağlıdır: okutulan kod kopyalanabilir mi?
Sabit QR ile dinamik QR arasındaki fark
Piyasadaki QR PDKS çözümlerinin çoğu, bir kez üretilip yazdırılan ve girişe asılan sabit bir kod kullanır. Sabit kodun zayıflığı açıktır: bir çalışan fotoğrafını çekip arkadaşına gönderdiğinde, o arkadaş evinden "giriş" yapabilir. Bunu engellemek için konum doğrulaması eklenir, ama konum da telefondan geldiği için o da kandırılabilir.
CloudPDKS'de girişteki ekranda gösterilen kod kendini sürekli yeniler:
- İmzalıdır: Kodu yalnızca CloudPDKS üretebilir; taklit edilen kod reddedilir.
- Kısa sürelidir: Kiosk ekranındaki kod 10 saniyede bir değişir. Fotoğrafı çekilip gönderildiğinde çoktan geçersizdir.
- Tek kullanımlıktır: Bir kod bir kez okutulur. Aynı kodla ikinci okutma işlemez.
- Hesabınıza ve alanına bağlıdır: Kod hangi giriş alanında üretildiyse okutma o alana yazılır. Başka bir şirketin ya da başka bir şubenin koduyla giriş yapılamaz.
Bu sayede dinamik QR, çalışanın o anda kodun önünde olduğunu tek başına kanıtlar. Konum bilgisine ihtiyaç duymaz, GPS sinyalinin zayıf olduğu kapalı alanlarda da güvenilir çalışır.
Nasıl çalışır
- Girişe bir ekran konur. Bu bir tablet, telefon, Android TV ya da TV box'a bağlı bir ekran, Windows, macOS ya da Linux bilgisayar olabilir; CloudPDKS Kiosk uygulaması bu cihazlarda ya da yalnızca tarayıcıda çalışır.
- Ekranda o giriş alanına ait, kendini yenileyen kod görünür.
- Çalışan CloudPDKS uygulamasını açar ve kodu okutur. Giriş ya da çıkış, okutan kişinin kendi hesabıyla, alanın adıyla ve sunucu saatiyle kaydedilir.
Kayıt telefonun saatine değil sunucunun saatine göre yapılır. Telefonun saatini değiştirerek geç kalmayı gizlemek mümkün değildir.
Telefonu olmayan çalışan
Aynı kiosk, telefonu olmayan çalışan için de giriş noktasıdır. Çalışan kendisine verilen kişisel kodu kioskun kamerasına gösterir ya da sicil numarası ve PIN girer. Yani bir noktada hem telefonla okutan hem de telefonsuz çalışan aynı ekranı kullanır.
QR PDKS'nin en çok işe yaradığı yerler
- Şantiyeler: Giriş noktası sık değişir, kapıya cihaz takmak pratik değildir. Taşeron ekipleri kendi grubu olarak tanımlanır, sahada kimin olduğu anlık görünür.
- Mağaza ve şubeler: Her şubenin girişinde bir tablet yeterlidir. Yeni şube aynı gün açılır.
- Geçici ve sezonluk personel: Kart basmak, dağıtmak ve geri toplamak gerekmez.
- Ofis ve hibrit çalışma: Ofise gelen çalışan resepsiyondaki ekranı okutur; evden çalışan için ayrı kural tanımlanır.
QR, GPS ve kart birlikte
QR PDKS diğer yöntemlerin alternatifi değil, tamamlayıcısıdır. Sabit giriş noktası olan yerlerde QR, sahada dağınık çalışan ekipte GPS PDKS, mevcut cihaz olan kapıda kart kullanılır. Hareketin hangi yöntemle alındığı kaydın kendisinde durur. Bu yüzden yöntem değiştirmek geçmiş raporları bozmaz; aynı ekipte iki yöntem kullanılıyorsa tolerans ve yuvarlama kuralları ortaktır.
KVKK açısından
QR PDKS biyometrik veri işlemez. Parmak izi ya da yüz şablonu toplanmadığı için özel nitelikli veri işlenmez; Kurulun ilke kararının önerdiği daha az müdahaleci yöntemlerdendir. Konum da gerekmez, çünkü varlığı kod kanıtlar. Personel devam takibi için işlenen veri; kim, ne zaman ve hangi alanda bilgisiyle sınırlı kalır.