GPS PDKS, çalışanın giriş-çıkışını kendi telefonundan, bulunduğu konumla birlikte kaydetmesidir. Sabit cihaz kurmanın mümkün olmadığı ya da anlamsız olduğu yerlerde, yani şantiyede, sahada, dağınık şubelerde ve müşteri adreslerinde, personel devam takibinin en pratik yoludur. Ama GPS ile takip ancak iki soruya net cevap verdiğinde güvenilirdir: okutma işyerinden mi yapıldı ve yapılmadıysa ne olacak? CloudPDKS bu iki soruyu giriş alanı ile cevaplar.
Giriş alanı: haritada çizilen sınır
Her işyeri ya da saha için haritada bir merkez nokta işaretlenir ve bir yarıçap seçilir. Yarıçap 20 metreden 5 kilometreye kadar ayarlanabilir. Bir mağaza için 50 metre yeterliyken, bir fabrika kampüsü için 300 metre, bir maden ya da baraj sahası için birkaç kilometre gerekebilir. Bir işyerinin birden fazla giriş alanı olabilir; her alan bağlı olduğu işyerini ve şirketi bilir.
Okutma anında ne olur
Çalışan uygulamada giriş ya da çıkışa bastığında telefonun konumu bir kez okunur. Sistem tanımlı bütün alanlar içinde en yakın olanı bulur ve kaydı alanın adı ve alana olan mesafeyle birlikte saklar. Puantajda yalnızca "08:52 giriş" değil, "08:52, İzmir Fabrika, 48 metre" bilgisi durur.
- Alan içindeyse: Okutma doğrudan hareket olarak kaydedilir ve puantaja girer.
- Alan dışındaysa: Okutma reddedilmez, kaybolmaz. İstisna olarak yöneticinin onayına düşer. Yönetici onaylarsa harekete dönüşür; reddederse ret kararı, kimin verdiği ve ne zaman verildiğiyle saklanır.
Neden reddetmek yerine onaya düşürüyoruz
Sahada her şey plana uymaz. Ekip sabah doğrudan müşteri adresine gider, beton dökümü için başka parsele yönlendirilir, bina içinde GPS sinyali zayıflar ve konum yüzlerce metre sapar. Alan dışı okutmayı doğrudan reddeden bir sistem çalışanı "basamadım" noktasına iter. Sonuç, ay sonunda elle düzeltilen puantaj ve kimin neyi neden düzelttiği belli olmayan kayıtlardır.
CloudPDKS kaydı tutar, kararı yöneticiye bırakır. Böylece esneklik korunur ve hiçbir alan dışı okutma denetimsiz şekilde puantaja girmez. Yöneticinin onay ekranında çalışan, saat, en yakın alan ve mesafe yan yana görünür; karar birkaç saniye sürer.
Saati telefon değil sunucu belirler
Telefonun saatini geri almak, eski usul mobil takip sistemlerinin bilinen açığıdır. CloudPDKS'de alan içindeki okutmanın saati sunucunun saatidir. Telefonun saati ne gösterirse göstersin, kayıt okutmanın sunucuya ulaştığı ana yazılır.
Sahte konuma karşı: GPS ile QR birlikte
Konum bilgisi telefondan gelir ve özel uygulamalarla değiştirilebilir. Riskin yüksek olduğu noktalarda GPS, QR PDKS ile birlikte kullanılır. Girişteki ekranda gösterilen kod imzalıdır, kısa sürelidir ve tek kullanımlıktır. Kod okutulduğunda çalışanın orada olduğunu konum değil kodun kendisi kanıtlar; fotoğrafı çekilip başka yerden okutulamaz.
KVKK: Sürekli konum takibi yok
Çalışanların en çok sorduğu soru "uygulama beni gün boyu izliyor mu?" sorusudur. Cevap hayırdır. CloudPDKS konumu arka planda izlemez; konum yalnızca giriş ya da çıkış düğmesine basıldığı anda bir kez okunur ve o kayıtla birlikte saklanır. Bu yaklaşım KVKK'nın ölçülülük ilkesine uygundur: amaç işe gelişi doğrulamaktır, gün boyunca nerede bulunulduğunu izlemek değil. Çalışan aydınlatma metninizde bunu bu açıklıkla yazabilirsiniz.
GPS PDKS kimler için uygun
- Şantiye ve inşaat: Giriş noktası sık değişir, cihaz kurmak pratik değildir. Şantiyeler için PDKS
- Lojistik ve saha ekipleri: Depo, dağıtım noktası ve müşteri adresi ayrı alanlar olarak tanımlanır. Lojistik için PDKS
- Çok şubeli perakende: Yeni açılan şube aynı gün kullanıma alınır. Mağazalar için PDKS
- Temizlik, güvenlik ve tesis hizmetleri: Personel, hizmet verilen müşteri adresinde işe başlar.
Nasıl kurulur
- Panelde giriş alanını tanımlayın: adı, haritadaki noktası ve yarıçapı.
- Çalışanlar CloudPDKS uygulamasını (Android ya da iOS) kurup kendi hesaplarıyla giriş yapar.
- İlk okutmalarla birlikte alan içi ve alan dışı kayıtlar oluşmaya başlar. Yarıçapı ilk haftanın verisine bakarak ayarlayın.
Telefonu olmayan çalışanlar için aynı noktaya bir kiosk tablet konabilir. Aynı kurulumda GPS, QR, kiosk ve kartlı yöntemler birlikte çalışır.