Ziyaretçi yönetimi, işyerinize gelen misafirin kim olduğunu, kimi ziyaret ettiğini, ne zaman girip çıktığını kayıt altına alır. Kâğıt ziyaretçi defteri okunaksızdır, aranamaz ve KVKK açısından herkesin gözü önünde açık durur. CloudPDKS'de ziyaret, personel devam takibiyle aynı sistemde ama ayrı bir kayıt olarak yönetilir.
Bir ziyaretin yaşam döngüsü
- Talep: Ziyaret, ev sahibi çalışan, ziyaret amacı ve planlanan başlangıç-bitiş saatiyle oluşturulur.
- Onay ya da ret: Talep onaylanır veya reddedilir; kararı kimin, ne zaman verdiği kaydedilir.
- Giriş: Giriş yalnızca onaylanmış bir ziyaret için kaydedilebilir.
- Çıkış: Ziyaretçinin çıkış saati kaydedilir; o an içeride kimlerin olduğu her zaman bilinir.
Talep ya da onaylanmış ziyaret iptal edilebilir. İptal eden kişi ve zaman, onaylayanın kaydını silmeden ayrıca saklanır: iki kişi, iki ayrı karar, iki ayrı kayıt.
Ziyaretçiden ne kadar veri alınır
Yalnızca gerekeni: ad, soyad ve isteğe bağlı olarak firma, e-posta ve telefon. Ziyaretçi kaydı çalışan kaydından tamamen ayrıdır. Ziyaret bittikten sonra da kim olduğu ve hangi ziyarette bulunduğu izlenebilir kalır. Ziyaretçinin bilgisi düzeltilirse geçmiş ziyaretleri ve onların karar kayıtları olduğu gibi kalır.
Belge ve araç
Ziyarete belge eklenebilir; dosyalar herkese açık bir klasörde değil, erişimi denetlenen dosya deposunda tutulur. Ziyaretçi araçla geliyorsa araç ziyarete bağlanır ve ziyaret süresince otoparka giriş izni verilebilir.
Onaylı ziyaret kapıyı kendiliğinden açmaz
Bir ziyaretin onaylanması ya da bir plakanın tanınması tek başına kapı açmaz. Geçiş kararı her zaman kapı yetkisi kurallarına bağlıdır. Böylece ziyaretçi kaydındaki bir hata, binaya kontrolsüz giriş anlamına gelmez.
Kimler için
Fabrikalar, lojistik depoları, hastaneler, kampüs yapısındaki işletmeler ve ziyaretçi trafiği yoğun ofisler. İş güvenliği açısından o anda tesiste bulunan çalışanlarla birlikte ziyaretçilerin de bilinmesi gerekir.