Personel devam kontrol sistemi — kısaca PDKS — çalışanların işe geliş ve gidiş hareketlerini kaydeden, bu hareketleri çalışma kurallarına göre yorumlayan ve sonucu puantaja dönüştüren sistemdir. Kapıdaki okuyucu ya da telefondaki uygulama bu işin yalnızca ilk adımıdır; sistemin asıl işi, ham hareketi ücrete dönüşebilecek doğru bir çıktıya çevirmektir.
PDKS nasıl çalışır: hareketten bordroya altı adım
Bir PDKS kurulumunda veri şu sırayla ilerler. Her adımda farklı bir hata türü doğar ve iyi bir sistem bu hataları sonraki adıma taşımaz.
- Personel ve organizasyon: kim, hangi birimde, hangi yöneticiye bağlı, hangi çalışma kuralına tabi.
- Giriş noktası: kart okuyucu, parmak izi veya yüz tanıma cihazı, mobil uygulama, QR kod ya da kiosk.
- Hareket: ham giriş-çıkış kaydı. Tarih, saat, yön, cihaz ve personel.
- Vardiya ve çalışma planı: o günün beklenen çalışma penceresi. Gece vardiyası gün sınırını aştığı için hareketin hangi güne ait olduğu burada belirlenir.
- Puantaj: hareketin kurallarla kesişmesi. Çalışılan süre, eksik gün, geç kalma, fazla mesai adayı, izin ve tatil durumu.
- Bordro ve SGK: kapanmış puantajın ücret hesabına ve e-Bildirge'ye aktarılması.
PDKS'yi zorlaştıran şey hareket toplamak değil
Hareket toplamak çözülmüş bir iştir. Zor olan kenar durumlardır ve bir PDKS'nin değeri bunları nasıl ele aldığında ortaya çıkar: aynı dakikada iki kez okutulan kart, yalnızca çıkış basılan bir gün, gece yarısını geçen vardiya, basılmayan mola, saatlik izin, yarım gün, hafta tatilinde yapılan çalışma, resmî tatile giren gece vardiyası.
CloudPDKS bu durumları ayrı ayrı tanımlı kurallarla ele alır. Örneğin yalnızca çıkış hareketi bulunan bir gün, planlı vardiya penceresine bakılarak yorumlanır — tek kaydı giriş sayıp çalışanı dokuz saat geç kalmış göstermez. Çift okutma birleştirilir, birleştirilen kayıt silinmez; kaç hareketin birleştirildiği ekranda görünür.
Bir PDKS'nin bileşenleri
- Kural motoru: çalışma süresi, tolerans, yuvarlama, mola düşümü, gün sınırı eşlemesi.
- Vardiya planlama: çizelge, toplu atama, vardiya takası, 24 saat nöbet.
- İzin ve devamsızlık: hakediş, bakiye defteri, onay akışı, SGK kodlu izin sınıfları.
- Fazla mesai: tür ayrımı, uyum limitleri, doğru bordro kolonuna yönlendirme.
- Onay akışı: çok kademeli onay, görev ayrılığı, vekâlet, toplu onay.
- Raporlama: puantaj, hareket, fazla mesai ve izin çıktıları; zamanlanmış rapor teslimi.
- Denetim izi: her yazma işleminin aktörü, zamanı ve öncesi-sonrası.
Yasal çerçeve
Türkiye'de mesai takibi üç mevzuatın kesişiminde durur: çalışma süreleri ve fazla mesai için İş Kanunu, eksik gün ve bildirim için SGK düzenlemeleri, kişisel veri için KVKK. CloudPDKS yasal değerleri koda gömmez; günlük ve yıllık sınırlar, yuvarlama kuralları ve resmî tatiller sürümlü bir mevzuat paketinden gelir. Mevzuat değiştiğinde güncellenen şey yazılım değil, o paket olur.
KVKK tarafında en çok sorulan konu biyometrik veridir. Biyometri zorunlu değildir: QR, GPS, kiosk, kart ve şifre yöntemleriyle biyometri kullanmadan tam bir mesai takibi kurulabilir. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun ilke kararına göre mesai takibinde açık rıza tek başına yeterli sayılmaz; mevcut parmak izi ve yüz okuyucular kart ve şifre modunda kullanılır, biyometrik şablon okuyucuda kalır.
PDKS seçerken sorulacak sorular
- Elimizdeki cihazlar çalışmaya devam edecek mi, yoksa donanım yenilemek gerekiyor mu?
- Gece vardiyası ve 24 saat nöbet nasıl ele alınıyor?
- Fazla mesai türleri ayrıştırılıyor mu, bordroya hangi kolondan giriyor?
- Puantaj kapandıktan sonra geriye dönük değişiklik mümkün mü, kayıt tutuluyor mu?
- Bordro programımıza aktarım var mı; kod eşlemesi kim yapıyor?
- Biyometrik veri zorunlu mu, alternatifi var mı?
- Çok lokasyonluysak her lokasyonun kendi saat dilimi ve kuralları olabilir mi?