Bir grup şirketinde PDKS'nin karşılaştığı soru basittir ama çoğu sistem cevap veremez: bu çalışan, bu tarihte, hangi işverenin çalışanıydı? Bordro, SGK bildirgesi, izin kıdemi ve iş belgeleri bu sorunun cevabına bağlıdır. CloudPDKS, şirketi ve işyerini birer etiket olarak değil, hukuki birer kimlik olarak tutar ve çalışanı onlara tarihle bağlar.
Tek hesap, birden fazla işveren
Holding, grup şirketi ya da aynı kişiye ait birkaç ayrı firma, tek bir CloudPDKS hesabı altında yönetilir. Her şirket kendi ticari unvanı, vergi kimlik numarası (VKN ya da TCKN) ve vergi dairesiyle tanımlanır. Ayrı hesap açmak, ayrı kullanıcı listesi tutmak ya da ayları birleştirmek için dosya taşımak gerekmez.
İşyeri: SGK'nın gördüğü birim
Bir şirketin fabrikası, deposu ve şubesi SGK açısından ayrı işyerleridir; her birinin 26 haneli işyeri sicil numarası vardır. CloudPDKS'de işyeri bu sicille tanımlanır ve adresini taşır. Böylece puantaj ve bordro aktarımı, SGK'nın beklediği birimle aynı kırılımda üretilir.
- Şirket: unvan, VKN/TCKN, vergi dairesi
- İşyeri: bağlı olduğu şirket, 26 haneli SGK sicil numarası, adres
- Çalışan: hangi tarihten itibaren hangi işyerinde olduğu
Tarihli atama ve nakil
Çalışan bir işyerine "şu tarihten itibaren" yerleşir. İşyeri değiştiğinde eski kayıt silinmez; yeni atama bir tarih ile başlar, eskisi o tarihte biter. Ayın 1'i ile 14'ü eski işyerinde, 15'inden sonrası yeni işyerinde hesaplanır.
Nakil türü sonucu belirler. Aynı şirketin iki işyeri arasındaki geçişte kıdem ve izin hakkı aynen devam eder. Şirketler arası geçişte sözleşmenin devri ya da yeni işe giriş ayrımı yapılır; kıdem ve izin hakedişi buna göre hesaplanır. Bu ayrım elle not tutularak değil, kaydın kendisinde yapılır.
Her işyeri kendi ayını kapatır
Bir işyerinde puantaj onaylanıp dönem kapatıldığında, diğer işyerlerinin açık ayı bundan etkilenmez. Bordro aktarımı da işyeri bazında filtrelenir: İzmir fabrikasının dosyası hazırken Manisa deposunun düzeltmeleri sürebilir. Kapalı dönem korunur; kapandıktan sonra geriye dönük değişiklik o ayın sonucunu bozamaz.
Yetki şirkete ve işyerine göre
Bir şirketin İK uzmanı yalnızca o şirketin çalışanlarını, bir işyeri yöneticisi yalnızca kendi işyerini görür. Grup İK'sı ise tamamını tek ekrandan izler. Yetki kapsamı şirket ve işyeri tanımından türediği için kişi listeleri elle güncellenmez.
Belgelerde doğru işveren, aydınlatmada doğru veri sorumlusu
İzin formu, puantaj çıktısı ve benzeri belgelerde işveren unvanı, çalışanın o tarihteki şirketinden gelir. Nakilden önceki bir ayın belgesi eski şirketin, sonraki ayın belgesi yeni şirketin unvanını taşır. KVKK aydınlatma metni de şirket bazında tanımlanabilir; çünkü her şirket kendi çalışanının verisinden ayrı ayrı sorumludur.
Kimler için
Grup şirketleri, birden fazla firması olan işverenler, aynı markayla farklı unvanlarla faaliyet gösteren perakende zincirleri ve taşeron yapısıyla çalışan işletmeler. Tek şirketli ama çok işyerli bir işletme de aynı yapıdan yararlanır: her işyeri SGK'ya ayrı bildirilir, CloudPDKS de ayrı hesaplar.