Mesai takibi kendi başına bir amaç değildir. Toplanan her hareketin sonunda bir soru vardır: bu çalışan bu ay ne kadar ücret alacak? Bu soruyu bordro yanıtlar, ama yanıtın girdisini PDKS üretir.
Ne taşınıyor
Aktarımda taşınan şey ham giriş-çıkış kayıtları değildir; kapanmış puantajın özetidir:
- Normal çalışma günleri ve süreleri.
- Fazla mesai, türüne göre ayrışmış hâlde.
- İzinler, SGK kodlu izin sınıflarıyla.
- Eksik gün sayısı ve nedeni.
- Çalışılan resmî tatiller.
Listedeki her kalemin bordro tarafında bir karşılığı vardır ve o karşılık kurumdan kuruma değişir. Eşlemenin bir kez tanımlanıp sabitlenmesinin sebebi budur.
Kod eşlemesi neden kritik
Fazla mesai türlerinin hangi bordro kolonuna gittiği, hesabın doğruluğundan daha belirleyicidir. Doğru hesaplanmış ama yanlış kolona yazılmış bir mesai, yanlış çarpanla ödenir — ve bu hata ay sonunda değil, bir denetimde ortaya çıkar.
İkinci kritik nokta çarpanın nerede uygulandığıdır. PDKS süreyi türüyle birlikte verir, çarpanı bordro uygular. İki yerde birden çarpan uygulanırsa ücret iki kat şişer. Bu, eşleme kurulurken bir kez netleştirilir.
Aktarımın girdisi kapanmış puantajdır
Kapanmamış bir dönemi aktarmak, sonradan değişebilecek bir veriyle ücret ödemek demektir. Bu yüzden aktarım yalnız kapanmış dönemden beslenir ve kapanmış dönem, yeniden açılmadan değişmez.
Düzeltme gerekiyorsa dönem yeniden açılır, düzeltme yapılır ve dönem yeniden kapatılır. Bu işlem iz bırakır: kimin, ne zaman, neyi değiştirdiği kayıtlı kalır. Bir ücret itirazında cevap verebilmenin koşulu budur.
İlk ayda çıkan üç fark
Personel eşleştirme. İki sistem personeli aynı kimlikle tanımak zorundadır. Sicil numarası mı, T.C. kimlik numarası mı — bu kurulumda kararlaştırılır ve sonradan değiştirilmez.
Ay ortası hareketler. İşe giriş, çıkış ve zam ay ortasına denk geldiğinde kıst hesap gerekir. PDKS ay içi maaş segmentlerini ayrı tutmalı ve aktarımda bunu belirtmelidir.
Eksik gün nedenleri. Nedenin SGK koduyla değil metinle tutulduğu sistemlerde aktarım sırasında eşleşme kaybolur. İzin sınıflarının kodla tanımlı olması, bu farkı baştan ortadan kaldırır.
İlk ayı paralel yürütün
Geçişte önerdiğimiz yol değişmez: ilk ayı iki sistemle birlikte hesaplayın ve çıktıları karşılaştırın. Fark çıkarsa sebebi neredeyse her zaman kod eşlemesinde ya da personel eşleştirmesindedir — hesapta değil. Ve ilk ayda bulunması en kolay olanıdır.